Carrière et affaires

5 astuces pour déléguer votre travail pendant les vacances

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Que ce soit votre dernier dossier client à boucler ou votre budget à remettre en forme avant la rentrée, il y a forcément des tâches (un peu ingrates, avouez-le) que vous n’avez pas eu le temps de faire avant votre départ en vacances. D’ailleurs, 67% des cadres déclarent partir en congés estivaux sans être au clair dans leur checklist. Retour sur les meilleures astuces pour apprendre à bien déléguer votre travail pendant les vacances.

Une des clés principales : l’organisation

Quel est l’ennemi de l’efficacité ou de la communication ? Tout simplement, la désorganisation. En tant que chef de projet ou chef d’équipe, vous avez des responsabilités, celle de faire tourner vos affaires, bien entendu. Mais il faut aussi savoir composer avec la réalité : à un moment ou à un autre, vous avez besoin de vacances, comme tout autre être humain.

Quel est le meilleur moyen de composer avec cette réalité ? C’est de l’anticiper ! Ainsi, pour que vos vacances ne se résument pas à un blackout total de plusieurs jours, voire plusieurs semaines, il faut déléguer votre travail. Car votre entreprise ne s’arrête pas pendant votre absence, eh oui, personne n’est indispensable.

Mais dans le même temps, c’est vous qui êtes aux commandes, c’est donc à vous de prendre les devants. Et pour cela, il faut s’organiser à plusieurs échelles :

• Sur le plan personnel, veillez à ce que tout soit bien prêt à être délégué : il n’y a rien de plus contre-productif que de déléguer sans explications ou en plein milieu d’un travail
• Sur le plan collectif, en vous renseignant sur les disponibilités de votre équipe : votre manque d’organisation ne doit pas peser sur vos collaborateurs
• Sur le plan de l’entreprise dans son ensemble, en vérifiant qu’il n’y ait pas de deadline importante

Et pour bien s’organiser, le mieux reste de rédiger un plan d’actions !

Établissez un plan d’actions

Organiser son travail et ses vacances, c’est bien, mais il faut passer à l’action à un moment ou à un autre, grâce à un outil de planification. À quoi cela sert-t-il ? Cela permet de voir, en un seul coup d’œil, quels sont les principaux éléments à avoir en tête avant votre départ en vacances, à savoir, ce que nous indiquions plus haut :

• Les obligations de votre entreprise
• Celles de vos collaborateurs

Votre plan d’action va permettre de répartir vos tâches dans une temporalité plus ou moins établie. Par exemple, il est fortement recommandé de préparer votre départ en vacances dans un délai équivalent à quatre fois la durée effective de vos vacances. Par exemple, si vous partez deux semaines, commencez à prévoir votre départ huit semaines à l’avance.

Pourquoi cela ? Tout simplement parce que cela vous laisse assez de marge pour anticiper votre travail de délégation dans sa globalité. Il y a peu de chances que tous vos collaborateurs soient au courant de vos dossiers en cours, ce qui laisse donc suffisamment de temps pour qu’ils se les approprient. Plus largement, cela vous donne du temps, à vous-même, pour voir à qui vous déléguerez quoi.

Pensez bien, dans ce plan d’actions, à mentionner :

• Le dossier en cours concerné
• Les tâches associées à réaliser ou à suivre pendant votre absence
• Une description précise de ce que vous attendez
• Un temps d’échanges avec le collaborateur en charge du dossier avant votre départ

Pour être encore plus efficace, n’hésitez pas à monter un planning de suivi, que vos collaborateurs devront remplir afin de vous tenir informé des avancées !

 

 

 

Apprenez à faire confiance

Outre l’organisation, la capacité à penser de manière stratégique (et anticipée), il y a un facteur important qui va déterminer votre volonté de déléguer : la confiance que vous avez en vos collaborateurs. Une équipe soudée et fiable est toujours facteur de réussite et pour cela, il faut réussir à créer un environnement de travail satisfaisant pour tous.

Faire confiance à quelqu’un d’autre pour gérer un dossier, ce qui implique que la personne puisse le traiter différemment ou avec une autre méthode, est toujours source de stress : allez-vous louper quelque chose d’important ? Est-ce que la personne va récolter les lauriers de votre travail ?

Pour résoudre ces interrogations, une seule réponse : la réussite est toujours collective dans une entreprise ! Que vous soyez l’instigateur ou non du dossier important en cours, que vous soyez celui ou celle qui le concrétise, cela n’a pas d’importance, tant que c’est réalisé dans un véritable esprit d’équipe.

Restez joignable, mais sachez déconnecter

Voilà, vos vacances approchent et le stress monte un peu : avez-vous pensé à tout ? Donné toutes les instructions nécessaires ? En cas d’oubli, cela pourrait vite gâcher une partie de vos vacances, alors, l’enjeu est important. C’est pourquoi il est conseillé de rester joignable, mais de se déconnecter.

En d’autres termes, cela signifie de vous déconnecter de toutes les boîtes de messagerie ou application d’échanges virtuels pendant la durée de vos congés, pour éviter les tentations. Après tout, lorsqu’on reçoit un message, d’autant plus du travail, on n’a qu’une envie : l’ouvrir ! Pensez à désactiver vos notifications, mais laissez des consignes claires. Par exemple, en cas de réelle urgence, donnez les coordonnées du lieu où vous êtes pendant les vacances, ou bien demandez à ce que l’on vous envoie un mail.

De la sorte, vous pouvez déléguer en toute sérénité, en sachant que vous gardez un peu la main sur vos dossiers, tout en profitant pleinement de vos vacances.

Exprimez votre gratitude

Dernier conseil pour bien déléguer pour vos vacances d’été : apprenez à avoir de la gratitude et à l’exprimer envers votre entourage. Que ce soit vos collaborateurs qui prennent le relais ou votre famille qui supporte vos allers-retours virtuels avec le travail, sachez dire « merci ». En montrant votre gratitude à vos collaborateurs avant votre départ, vous allez aussi créer un sentiment de confiance entre vous, qui sera bénéfique pour le bon respect de vos consignes. Après tout, plus on respecte quelqu’un, plus on souhaite en faire pour lui !

Cultivez donc cet esprit positif et engageant au sein de votre équipe et plus globalement, dans votre entreprise, vous n’en retirerez que du bon, à commencer par une bonne délégation de tâches pendant les périodes d’absence !