Efficacité & productivité: Plan d’actions

Que ce soit pour réorganiser votre vie personnelle ou amoureuse, ou bien pour faire fructifier vos affaires au travail, le plan d’actions est le meilleur outil pour accompagner votre réussite !

Il permet de mettre en place, progressivement, des objectifs visant une meilleure efficacité et/ou productivité.

Très répandu dans certains milieux professionnels, il peut aussi s’appliquer à la vie privée, c’est pourquoi chacun peut créer son propre plan d’actions.

Voici quelques conseils pour augmenter votre efficacité et votre productivité grâce à un plan d’actions approprié !  

1. Être plus efficace et productif : pourquoi ?

Saviez-vous que les personnes organisées, qui mettent à jour leur liste des choses à faire au quotidien, ont une meilleure productivité (d’environ +65%) ?

Il n’y a pas à dire : l’organisation génère l’efficacité, quand le laxisme provoque le contraire.

Chaque détail compte : en sachant bien organiser vos journées, vos travaux et votre réflexion, vous gagnerez un temps précieux, que vous pourrez utiliser à d’autres fins.

C’est ce que l’on appelle l’efficacité.

Être efficace, c’est réaliser les bonnes tâches, au bon moment.

Par exemple, si vous savez qu’une clôture de dossier nécessite certaines signatures, occupez-vous-en quand les personnes nécessaires sont à portée de main.

Sinon, vous travaillerez « pour rien », sans pouvoir avancer sur le fameux dossier.

En parallèle, la productivité, c’est la capacité à réaliser un maximum de tâches en un minimum de temps.

Par exemple, c’est réaliser toutes vos tâches administratives dans les délais impartis, en vous organisant bien : vos papiers partent à l’heure, sont envoyés aux bonnes personnes, sans retard ni erreur.

Et, au final, quel est le rapport entre efficacité et productivité ?

L’optimisation, bien sûr !

C’est la somme de tous ces efforts qui créent une dynamique positive, facteur de réussite.

C’est en cela qu’un plan d’actions est un outil tout trouvé pour votre réussite future.

2. L’importance d’un plan d’actions adapté

Attention : tous les plans d’actions ne conviennent pas à tout le monde.

C’est pour cette raison qu’il faut toujours réaliser un plan d’actions adapté.

Mais adapté à quoi ? À vos objectifs !

Si vous organisez un évènement, le plan d’actions sera orienté à court terme, avec des objectifs plus factuels.

À l’inverse, si vous envisagez le plan d’actions comme une stratégie d’entreprise, les objectifs seront portés à long terme, et seront sans doute plus conceptuels.

Commencez par vous demander : quel est l’intérêt d’un plan d’actions ?

Il s’agit avant tout de répertorier toutes les actions nécessaires à la bonne conduite de votre projet ou stratégie.

Il faut alors faire apparaître :

• Les actions par catégories, en fonction de qui/quoi elles relèvent
• Les délais imposés ou qui s’imposent
• Les éventuels obstacles

Vous l’aurez compris : chaque situation étant différente, votre plan d’actions doit refléter votre réalité, vos objectifs.

Et puis, un plan d’actions professionnel n’a pas la même importance qu’un plan d’actions personnel : distinguez-le bien au moment de la rédaction !  

3. Répartissez vos tâches en fonction du degré d’optimisation

Quelle est la principale cause faisant que vous perdez votre temps en travaillant ?

Le manque d’optimisation.

De quoi s’agit-il ?

De votre capacité à cumuler l’efficacité et la productivité. En cumulant les deux, vous optimisez votre temps (et votre argent !).

Ainsi, comment optimiser votre temps ?

En rédigeant votre plan d’actions, tout simplement.

Il est conçu comme un système d’organisation qui va gérer vos journées, vos tâches et vos objectifs sur un même pied d’égalité, tout en apportant une vue d’ensemble de votre évolution.

Pour être plus efficace et plus productif, voyez votre plan d’actions comme un outil ludique, où chaque moment de libre doit être exploité, où chaque tâche doit sembler réalisable et facile à faire…

C’est un peu la chasse aux minutes pour trouver où caser la bonne mission, au bon moment.

De plus, n’oubliez pas d’intégrer différents niveaux de tâches, comme ce qui relève du personnel :

• Tâches administratives générales
• Temps pour soi
• Rencontres ou retrouvailles amicales
• Sorties ou évènements

Mettez vos objectifs avec des échéances à court, moyen et long terme, afin de les traiter efficacement.

Par exemple, « ranger le garage » ou « faire le tri dans les vêtements d’hiver », cela peut se faire en plusieurs fois.

En mettant l’objectif à moyen terme (échéance dans trois mois), vous pourrez y consacrer du temps progressivement, quand vous en disposerez. Votre esprit sera d’ailleurs plus ouvert et apte à se consacrer à cette tâche !

Voilà tout l’intérêt d’un plan d’actions : organiser votre vie, de manière totalement efficace et productive !

4. Les astuces concrètes pour votre plan d’actions

Pour être utile, un plan d’actions doit suivre quelques règles, les principales étant :

1. Fixez-vous des objectifs concrets ou quantifiables

Il est toujours plus dur de réaliser « une perte de poids », plutôt qu’un objectif chiffré de « perdre 3 kilos ».

2. Misez sur l’aspect réalisable de vos actions

Inutile de vouloir décrocher la lune. Votre plan d’actions est un guide, certes, mais ne doit pas pour autant se transformer en liste de vœux.

3. Évitez, à l’inverse, d’être beaucoup trop précis

« Obtenir le travail comme assistant dans telle entreprise avant septembre », voilà quelque chose d’ambitieux… Et de tellement précis qu’il en devient impossible à réaliser !

4. Utilisez des supports que vous appréciez

Certains auront un plan d’actions sur leur smartphone, d’autres dans l’Agenda 110, d’autres préféreront les post-its déposés un peu partout.

Peu importe, le plus important, c’est d’avoir son plan d’actions en tête !

N’oubliez pas que certaines techniques, comme le Mind Mapping, qui consiste à faire une représentation visuelle de ses projets, est un bon moyen pour donner du peps à votre plan d’actions, sur la durée !

Alors, prêts à gagner en efficacité et en productivité dans votre carrière, vos relations et votre vie ?