Comment ne plus perdre son temps (et optimiser son temps sur la durée)

Qui ne connaît pas l’adage : « le temps, c’est de l’argent » ? Peu de monde, simplement parce que c’est très connu dans le monde des affaires : optimiser son temps, c’est gagner plus d’argent. Il n’y a qu’à voir comment fonctionnent les régimes micro-simplifiés ou libéraux pour s’en rendre compte : une heure facturée ne correspond pas toujours à une heure travaillée, loin de là… Alors, comment optimiser son temps sur la durée ? Comment faire de cette ressource irrécupérable quelque chose d’optimisé ? Quelques exemples pratiques dans cet article.

Distinguez priorités, objectifs et ambitions

Optimiser son temps, pour son entreprise, ça revient à une chose essentielle : savoir hiérarchiser. On ne parle pas ici de connaître la hiérarchie de l’entreprise, mais bien de ce qui anime votre entreprise, qui comprend :

• Des objectifs essentiels et incontournables, comme l’importance de rentrées d’argent
• Des objectifs secondaires, comme la création d’une image de marque,
• Des objectifs tertiaires, comme la volonté de représenter l’entreprise au cours de séminaires pour développer un portefeuille

En un mot, il faut distinguer les priorités (essentiels), les objectifs (secondaires) et les ambitions (tertiaires) pour optimiser votre temps. Tous sont complémentaires, mais ne doivent pas être traités en même temps. Les ambitions relèvent par exemple du long terme, tandis que les priorités ont un temps de réalisation très court.

Ayez toujours un fichier Excel mis à jour à portée de main, qui permet d’avoir une vision globale de vos avancées (et disponibilités) ! Vous pouvez aussi avoir un tableau, ou un graphique pyramidal rassemblant vos objectifs mensuels et annuels, pour une meilleure visibilité. N’hésitez pas à utiliser des couleurs différentes, pour distinguer la nature des tâches ou les services concernés.

Faites preuve d’anticipation et d’organisation

Cela va de pair avec la hiérarchisation, mais savoir anticiper et organiser permet de gagner un temps précieux. Pourquoi ? Simplement parce que c’est en sachant ce qui vous attend que vous serez toujours bien préparé. Nous l’évoquions dans un article sur la confiance en vous : il est important de savoir déterminer vos priorités (on l’a assez répété dans les modules du Pack Starter).

Grâce à cela, vous avez un calendrier visuel de vos prochaines échéances : en définissant leur niveau d’importance (de faible à élevé), vous pourrez agir en conséquence et gagner du temps, en permanence.

Utilisez aussi vos outils informatiques : les rappels automatiques, les échéanciers, les agendas… Tout est accessible depuis votre smartphone professionnel ou votre ordinateur de bureau, profitez-en pour tout synchroniser et ne jamais rien louper !

Concrètement, connaître vos différentes réunions nécessitant un grand travail de préparation vous permettra de répartir chacun de vos employés ou collègues sur des tâches spécifiques, pour être prêt le jour J. Vous évitez ainsi le stress de dernière minute, ou les écueils des faits non vérifiés. Organiser, c’est la clé !

Apprenez à répartir, déléguer, superviser

La division du travail, ça existe pour une bonne raison : parce que vous n’êtes pas capable de tout gérer ! On ne dit pas ici que vous n’avez pas les compétences pour cela, mais seulement que vous n’avez (physiquement et psychologiquement) pas le temps de vous dédier à certaines tâches à 100% tous les jours !

Au sein de votre entreprise, plusieurs tâches seront essentielles, comme la communication, le démarchage professionnel, l’aspect administratif… Pour gagner du temps, il faut donc D-É-L-É-G-U-E-R. C’est-à-dire, identifier quelles personnes sont les plus susceptibles de gérer telle ou telle mission, puis encadrer leur travail. La supervision, ou le travail d’encadrement, devra suivre pour permettre une réalisation correcte de vos objectifs.

Par exemple, vous avez certainement une vision pour votre entreprise. En faisant un point régulier avec les personnes en charge de la communication (généralement, un ou une community manager), vous pourrez remettre sur les rails les actions de vos collaborateurs pour atteindre ladite vision.

C’est d’ailleurs ce que nous voyons ensemble lors de la TOURNÉE 110 qui se tient le 20 octobre à Paris, et le 10 novembre à Montreal. Plus d’informations en cliquant ici

Pour répartir, déléguer et superviser efficacement, vous devez aussi mettre en place des outils efficaces pour ce faire, comme des réunions hebdomadaires, des points de suivi, des outils en ligne de reporting… Le tout est de savoir à tout moment où en sont les missions : vous gagnerez un temps précieux en ne cherchant pas les informations au quotidien !

Les astuces pour mieux gérer son temps

Pour gérer son temps, ou plutôt pour l’optimiser, il existe des techniques simples à mettre en place au bureau. Certains devront travailler leur concentration, en éloignant leurs smartphones et leurs réseaux sociaux, d’autres devront se libérer l’esprit, en faisant quelques minutes de méditation. Organisez votre journée de manière structurée, en vérifiant à quelle heure vous allez faire telle ou telle chose, prévoyez vos temps de pause et votre temps de déjeuner. De la sorte, vous serez plus à l’écoute des opportunités et prêt à bondir si vous êtes disponible !

D’ailleurs, il peut être bon d’avoir un calendrier partagé en ligne, disponible auprès de tous vos collaborateurs. Ces derniers sauront quand ils pourront vous mobiliser ou non : cela fait gagner du temps à tout le monde, car en étant dispo et concentré, vous donnerez des réponses pertinentes et adaptées.

Ces quelques astuces, qui reposent sur la communication et l’organisation, vous permettront de gagner des minutes, voire des heures, sur un seul mois travaillé !

Savoir optimiser son temps, notamment au travail, est une qualité essentielle pour la gestion et la réalisation de vos objectifs. En considérant votre temps comme une ressource précieuse, au même titre que vos collaborateurs, vous en ferez bon usage, au point d’en gagner sur le long terme. Cela vous libérera des moments pour votre vie personnelle, pour vous évader, ou même des temps de réflexion, qui seront importants pour le développement de vos affaires, à long terme. Optimiser son temps, c’est bon pour votre entreprise, et votre propre situation !