Carrière et affaires

8 conseils pour développer le dialogue avec vos collaborateurs

---

Travailler en équipe n’est pas toujours chose facile. Pourtant, les nouvelles dynamiques au sein des organisations encouragent toujours plus le travail collaboratif car nos savoirs se recoupent et nécessitent toujours plus de coopération entre des profils spécialisés.

Établir un dialogue fluide et sain entre des personnalités souvent très diverses, voire même entre différentes générations, c’est pour beaucoup d’entre vous, à des postes clés de vos organisations, tout un dilemme !

 

Voici quelques armes pour améliorer, à votre échelle tout d’abord, la fluidité de vos échanges avec vos collaborateurs, avant de suggérer ces astuces et comportements à vos équipes !

 

1. Éviter la communication à tout va.

Cela peut paraître étonnant à l’heure du tout connecté. Trop de réunions, trop d’échanges de mails brouillent la communication au lieu de la privilégier.

On se sent souvent surchargé de messages et d’échanges au point de ne plus y prêter réellement l’attention qu’ils méritent.

 

Tentez de diminuer vos échanges, vous verrez que la qualité des retours sera différente. Regroupez vos différentes demandes dans un seul message. Privilégiez la qualité du message que vous délivrez à sa rapidité. On oublie souvent de bons usages simples au profit de la vitesse.

 

2. Créer des temps de partage d’informations définis.

Préférez le face à face plutôt que l’écrit qui peut rapidement être mal interprété. Pour cela, chaque semaine ou même chaque jour, instaurez un temps d’échange entre vos collaborateurs. On ne parle pas de réunions formelles.

Choisissez une heure où tout le monde est présent et convoquez vos collaborateurs dans un espace ouvert où chacun pourra interagir avec qui il veut pour passer des informations. Limitez ce temps à 30 ou 40 minutes, une à deux fois par jour et limitez les déplacements entre bureaux et les mails. Tous devront communiquer de manière beaucoup plus effective et cela se fera naturellement.

 

Au niveau personnel, limitez également vos interactions et définissez des périodes clés chaque jour avec vos plus proches collaborateurs. Selon votre poste vous avez affaire à plus ou moins un grand nombre de personnes. Organisez-vous pour intégrer ces temps d’échanges fixes.

 

 

3. Apprenez à être direct et concis.

Pour ne pas perdre de temps, définissez ensemble des règles de communication. Définissez comment être directs et concis.

Cela passe par différents mécanismes :

• Définir un temps limité pour passer l’information.
• Préparer en amont ce dont on a besoin ou ce que l’on veut communiquer de manière claire pour éviter les répétitions ou digressions.
• Prioriser ce qui est le plus important.

 

De manière plus globale, cela influe sur la méthode de travail et obligera vos équipes à plus d’ordre et de méthodologie, au lieu d’une flexibilité à toute épreuve et une grande adaptabilité.

Ces qualités sont bonnes mais on a tendance à les surexploiter et à négliger la partie d’organisation en amont. Pensez-y pour les réunions. Ne chargez pas trop le programme et tenez-vous-en à ce qui doit être traité à ce moment-là.

4. Définissez quelques outils de communication sans vous y perdre.

Emails pros, groupes sur des applis, chats… On communique sur mille et un supports. Pas toujours facile de s’y retrouver quand un doute surgit.

D’autre part, quel temps perdu à réviser chacune des messageries. On le fait souvent en mode multitâche sans même s’en rendre compte… Dommage car cela se fait au détriment des tâches parallèles…

 

Pour éviter cela, optez pour une gamme suffisamment large d’outils pour que tous s’y retrouvent mais pas trop ouverte non plus afin de ne pas s’y perdre. Deux moyens sont bien suffisants pour communiquer.

5. Développez l’écoute.

Il y a cette phrase qui dit que l’« on a deux oreilles et une bouche, pour écouter deux fois plus que l’on ne parle ». Cela donne à réfléchir…

Laissez les autres terminer leur phrase avant de parler. Instaurez un médiateur lors des réunions en charge de réguler la prise de parole.

Demandez à chacun de s’exprimer et n’hésitez pas à couper ceux qui prennent trop d’espace. Faites en sorte que vos collaborateurs soient médiateurs à tour de rôle pour qu’ils/elles prennent conscience de la prise de parole de chacun.

 

6. Opposez-vous ou critiquez de manière constructive.

Tout refus ou critique doit être expliqué de manière claire, sans agression. Dire « non » sans raison ne sert ni à votre collaborateur ni à vous. Malheureusement cela arrive souvent. Pas le temps, trop de choses à traiter et hop, un « non » ferme met fin à la discussion.

Ne pas perdre de temps est important, mais un refus abrupt peut être sur le moyen ou long terme néfaste au travail de vos collaborateurs et donc à l’organisation dans son ensemble.

 

 

Prenez le temps d’expliquer de manière concise la motivation de votre refus, en laissant clair que vous ne recevrez pas de contre-argumentation, mais sans laisser non plus de doutes sur le pourquoi de votre refus.

En cas de critique, soyez également constructif. N’oubliez pas de souligner les points positifs de l’idée ou de l’initiative avant d’aborder les points négatifs.

Ne laissez pas non plus les choses en l’air sur un « on verra ce que tu vas nous proposer la prochaine fois », guidez votre collaborateur ! Donnez des pistes de résolutions. Pas d’idées… La situation n’est peut-être pas aussi facile que vous le pensiez…

7. Ne jamais dire « tu » mais prendre les choses à partir du « je ».

Vous ne savez pas ce que pense l’autre. Vous ne savez pas s’il/elle a des problèmes, a mal dormi, etc. Préférez la prise de parole à partir du « je » au lieu de « tu ».

C’est-à-dire, au lieu de dire « Tu as mal fait ceci », dire « Je sens qu’il manque quelque chose dans ce dossier, peut-être rajouter ceci ou cela, tu peux trouver quelque chose ».

Cela peut paraître minime mais votre intention change : dans la première phrase vous pointez que l’autre n’a pas bien fait son travail, dans la seconde vous suggérez qu’elle peut ajouter d’autres choses. Vous la motivez plutôt que de lui montrer ses limites ou faiblesses.

8. Évitez de mêler vie privée et vie professionnelle.

Le côté ambiance à l’américaine est à la mode. Oui, c’est sympathique de se tutoyer, de manger ensemble, etc. Mais trop d’échanges interpersonnels peuvent également nuire au travail s’ils ne sont pas bien gérés.

Bien s’entendre est important mais importer d’autres soucis ou tensions au sein d’une équipe est rarement bon.

Si vous travaillez avec des proches, sachez mettre des barrières lors de votre activité professionnelle. Les conflits extérieurs à l’organisation ne doivent pas non plus être perméables et s’introduire dans des prises de décisions qui n’ont rien à voir.

 

 

Rien de miraculeux pour booster votre communication et l’efficacité de vos équipes, juste de la bonne pratique et des efforts de savoir-vivre.

Si vous managez des équipes, pensez également aux jeux, sur des temps de formations, pour renforcer la confiance et la communication entre vos collaborateurs.