7 conseils pour réduire les dépenses de son entreprise

En matière d’optimisation des budgets en entreprise, il faut savoir que ce n’est pas le simple rendement qui suffit à faire pencher votre balance.

Une entreprise ayant des coûts fixes énormes et des dépenses variables conséquentes aura un bilan négatif, même si ses ventes ont triplé.

Ainsi, la clé réside dans la réduction des dépenses d’entreprise, de manière optimale.

Voici 7 conseils pour y parvenir.

1. Suivez vos dépenses

Saviez-vous que 49% des dépenses réalisées dans un cadre personnel ou professionnel n’ont pas d’utilité immédiate ?

Cela signifie que ces dépenses pourraient être évitées, ou optimisées.

Pour disposer de plus de fonds dans votre entreprise, commencez donc par suivre vos dépenses, en rassemblant vos notes de frais, en vérifiant l’historique de vos employés, en comptant vos déplacements.

Une vérification journalière ne sera jamais de trop !

Tenez un journal, un rapport de comptes, peu importe, mais ayez les chiffres sous les yeux : cela permet de mieux se rendre compte des choses.

2. Optimisez les coûts fixes

En ayant recours à des outils de performance, de suivi et d’analyse de rentabilité, vous verrez que certaines dépenses peuvent être optimisées.

Par exemple, vous n’aviez pas remarqué que vous payez deux lignes téléphoniques dans l’entreprise, alors que vous pourriez gagner 30% en les rassemblant chez le même opérateur.

Même chose côté déplacement de vos employés : plutôt que de rembourser trois pleins d’essence, incitez au covoiturage pour la réunion semestrielle avec les clients.

En plus, vous faites un geste pour l’environnement !

L’idée est de trouver des solutions alternatives efficaces, qui ne nécessitent pas de changement soudain et abrupt des habitudes de chacun.

Par exemple, revoir tout le système informatique nécessiterait des jours et des jours de préparation, puis de formation.

Ce n’est donc pas un bon investissement.

3. Gérez efficacement les dépenses variables

Près de 80% des dépenses d’une entreprise ne sont pas des coûts fixes.

Il peut s’agir des charges mensuelles comme l’électricité, mais aussi de l’approvisionnement en matériel d’exercice, des faux frais comme les déplacements, les repas des employés…

Établissez un historique de ces dépenses et comparez-les en les convertissant en pourcentages de vente.

Il faut que la balance reste équilibrée en votre faveur : réduction ou optimisation, c’est à vous de voir ensuite.

4. Améliorer votre rendement grâce à la technologie

Selon une étude américaine, l’automatisation de certaines tâches pourrait faire gagner jusqu’à 35% de productivité en plus, ou bien réduire les coûts de fonctionnement de 15 à 20%.

Par exemple, mettre en place un outil de facturation en ligne vous coûtera moins cher, même en termes de formation auprès de vos employés que d’engager une à deux personnes à temps plein pour s’en occuper.

Attention, l’objectif n’est pas de remplacer qui que ce soit, mais bien de faire un diagnostic de ce qui peut être amélioré dans votre entreprise.

Certaines machines peuvent vous permettre de gagner de l’argent sur le long terme et ne nécessitent aucune intervention humaine, comme un panneau solaire.

Faites fructifier tout ce qui est possible !

5. Investissez dans vos employés

La culture de l’optimisation ne peut fonctionner que si elle est partagée.

Par conséquent, vos employés et collaborateurs doivent être informés de votre démarche et vous devez les sensibiliser.

Vous pouvez jouer sur plusieurs échelles :

• L’affectif au niveau de l’entreprise : pour qu’elle soit pérenne, nous n’avons pas le choix, il faut réduire les coûts inutiles
• Les possibilités financières : si l’on dégage tant de marge en faisant des économies sur ça ou ça, je pourrai vous offrir un chèque de fin d’année
• La sensibilisation globale : rappelez les valeurs de votre entreprise et pourquoi c’est important de penser « économie », notamment en adoptant la tendance écologique

Si vous voulez mettre en place une nouvelle stratégie avec tout votre leadership, mais que vous manquez de confiance en vous, notre coach Franck Nicolas vous aidera à mettre en place ces solutions importantes à votre entreprise !

6. Faites la différence entre utile et indispensable

C’est une question à laquelle il n’est pas toujours évident de répondre :

• Être indispensable, c’est de ne pas avoir de solution alternative pour le remplacer
• Être utile, c’est offrir un confort au quotidien pour permettre la productivité

En réalité, les deux sont essentiels à votre entreprise : tandis que le premier joue sur les conditions matérielles du métier (l’ordinateur est indispensable pour traiter des documents), le second joue plutôt sur la dimension morale des travailleurs (la machine à café est utile pour faire une pause et repartir chargé à bloc).

Bien entendu, si une coupe budgétaire était à envisager, ce sont d’abord les dépenses utiles qui sautent.

Mais sachez trouver le bon équilibre pour faire des réductions sur votre budget tout en gardant un niveau de satisfaction maximal de vos employés !

7. Établissez un plan annuel et suivez-le !

Pour réussir à réduire les dépenses de votre entreprise, un seul mot d’ordre : l’organisation.

Pour cela, mettez en place un plan annuel basé sur l’ensemble des conseils précisés dans cet article.

De la sorte, vous aurez en face de vous toutes les options à votre portée pour faire des économies.

N’oubliez pas de soumettre ce plan à discussion, voire à validation de vos employés, selon la taille de votre entreprise.

Le dialogue professionnel, c’est aussi la clé pour avancer !

Et vous, quelles sont vos astuces pour réduire les dépenses de votre entreprise ?