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Les 4 étapes d’une réunion à distance efficace


Depuis que nous vivons tous dans le monde du 2.0, les réunions en ligne font sans doute partie de votre quotidien.

Bien entendu, les réunions en ligne n’offrent pas les mêmes conditions que celles en présentiel et, par conséquent, il faut savoir s’organiser un peu plus pour faire des réunions efficaces pour chacune des parties.

Que ce soit au niveau des aspects techniques, de l’agenda à traiter ou de l’ordre des discussions, voici quelques astuces pour que vos réunions à distance soient impeccables et efficaces !

Les réunions en ligne nécessitent de l’organisation

1 – La préparation, clé de la réussite

Contrairement aux réunions en présentiel qui offrent une marge de manœuvre plus importante, vous n’en disposez pas lors d’une réunion à distance.

Si les présentations à l’écran ne fonctionnent pas, vous n’avez pas la possibilité d’aller les imprimer en urgence pour les présenter en version papier pendant votre réunion.

Les choses sont simples : la clé d’une réunion à distance maîtrisée, c’est une réunion bien organisée et préparée.

Cela passe par un ensemble d’éléments, allant des aspects techniques ou logistiques aux aspects stratégiques.

Mais ce qui compte avant tout, c’est de savoir comment vous allez organiser votre réunion, et dans quel but.

Cela doit vous guider pour préparer les documents de travail, ainsi que l’agenda ou les échéances à respecter autour de ces documents.

Communiquez ces éléments à l’avance à vos interlocuteurs, pour qu’ils puissent en prendre connaissance.

Comme pour les réunions en présentiel, évitez le travail de dernière minute, qui représente plus de soucis qu’autre chose.

Concernant les aspects stratégiques, assurez-vous d’avoir un agenda clair et précis. Les agendas sont utiles à deux échelles : ils permettent de conduire les discussions, mais aussi de gérer le temps de la réunion.

Puisqu’il faut le préparer à l’avance, ne négligez pas le temps de validation interne et de consultation avant la réunion.

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2 – Mettez l’accent sur les priorités

L’une des principales erreurs des personnes menant des réunions à distance est, certes, le manque de préparation, mais aussi le manque de priorités.

Saviez-vous que, selon une étude américaine, 38% des réunions seraient peu ou pas utiles à l’avancement d’un projet ?

Autrement dit, cela signifie que vous perdez 38% de votre temps dans des réunions sans objectif précis à atteindre.

Pour y remédier, créer un agenda co-validé avec les parties prenantes à votre réunion est essentiel.

Cela permet de dresser les points à évoquer, ainsi que les prochaines étapes.

Il est conseillé de débuter votre réunion à distance en rappelant les objectifs de la réunion, mais aussi en rappelant les priorités qui vous incombent.

Par exemple, dans la phase d’attribution des tâches, n’oubliez pas d’indiquer une personne de référence, mais aussi, d’indiquer une date limite pour la réalisation de l’action et/ou de l’objectif.

De plus, mettre en place des systèmes de suivi de décisions ou d’actions pourra être favorable à une réussite sur le long terme, mais aussi à des réunions beaucoup plus efficaces.

Tout cela peut, bien entendu, se faire en ligne grâce à des extensions intuitives de Microsoft ou de Safari, selon votre navigateur par défaut.

Les échanges virtuels sont parfois plus complexes

3 – Anticipez les difficultés techniques

Rien de tel qu’une difficulté technique pour ruiner une réunion à distance, surtout lorsqu’elle implique différentes parties prenantes.

C’est la hantise de tout présentateur : que l’outil ne fonctionne pas, qu’une fonctionnalité recherchée ne se mette pas en marche, qu’un défaut empêche l’auditoire d’entendre la présentation

C’est un facteur de stress important, qui ne doit pas être négligé.

Pour prévenir au maximum les difficultés, il faut mettre en place un plan d’attaque.

D’abord, assurez-vous que toutes les personnes attendues à la réunion peuvent accéder à l’outil (ou le lien) mis à disposition.

Vérifiez également que les informations sont disponibles à tout moment, et mise à jour, par exemple dans une invitation électronique (dans un calendrier, notamment).

Assurez-vous que votre vidéo et votre micro fonctionnent, surtout si vous avez une présentation à faire. Autre élément important : réfléchissez au mode de prise de parole privilégié pour votre réunion.

Certains ne permettent pas d’indiquer son souhait de prendre la parole : comment procéder dans ce cas ?

Allez-vous donner un ordre de passage ? Si oui, pensez à le circuler à l’avance. Sinon, annoncez-le en début de réunion.

N’oubliez pas d’inclure tous ces éléments dans votre phase de préparation, en interrogeant par exemple vos interlocuteurs sur leurs préférences ou leurs propres difficultés techniques.

Cela pourra vous aider à faire un meilleur choix pour tenir votre réunion à distance de manière efficace.

4 – Adoptez la culture du feedback

L’une des meilleures manières de mener une réunion à distance réussie et efficace, c’est de maîtriser aussi bien le fond que la forme.

Sur le fond, vous avez les commandes : c’est votre projet, vous savez comment cela fonctionne.

En revanche, les outils de réunions à distance constituent une relative nouveauté, et il est important d’en avoir conscience pour que vos réunions soient de plus en plus efficaces.

Pour cela, n’ayez pas peur de la nouveauté ni du ridicule.

Depuis quelques mois, même de grands leaders de ce monde ont essuyé de petits échecs face caméra, qui étaient difficilement anticipables.

Ne soyez pas trop dur avec vous-même, et privilégiez la mise en place d’une culture du feedback, d’abord au sein de votre équipe, puis avec l’ensemble de vos interlocuteurs.

S’il s’agit par exemple d’une réunion équivalente à un briefing ou une formation, cela signifie que vous aurez à le refaire dans le futur.

Dans ce cas, interrogez vos collègues d’un jour sur leur ressenti, leur vision de votre performance, dans un but d’amélioration.

S’il s’agit d’une simple présentation orale, interrogez votre équipe pour savoir comment la rendre plus interactive la prochaine fois, ou plus agréable.

Dans tous les cas, soyez ouverts à la critique et aux commentaires : vous aurez alors toutes les cartes en main, avec un peu de pratique et d’expérience, pour mener une réunion à distance efficace !

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