Apprendre à déléguer

Que ce soit à la maison ou au travail, personne ne peut gérer la totalité des tâches qu’il faudrait faire, pas même un super-héros !

C’est pourquoi il est important de déléguer, que ce soit des corvées ménagères à vos enfants, un dossier client à votre collaborateur ou des démarches administratives à votre partenaire.

Pour déléguer, encore faut-il savoir déterminer quel est le moment propice pour cela.

Dans cet article, nous vous donnons toutes les ficelles pour apprendre à déléguer efficacement, en fonction du moment, du type de mission à effectuer et de votre entourage.

C’est parti !

1. L’importance de faire confiance aux autres

La notion de « délégation » peut avoir plusieurs sens, le premier étant de « charger quelqu’un d’une fonction, d’une mission, en transmettant son pouvoir ».

Cela implique, par extension, une forme de confiance en la personne qui reçoit ce pouvoir, puisqu’elle exerce en votre nom la mission que vous lui confiez.

Et cette confiance, ça n’est pas le plus simple à gagner.

Seuls 41% des cadres savent déléguer régulièrement, mais 84% expliquent que cette réticence n’est liée qu’à leur manque de confiance envers leurs collaborateurs…

Comme le dit l’adage, « on n’est jamais mieux servis que par soi-même ».

Pour autant, cela est aussi vrai : gérer seul(e) des dizaines de tâches quotidiennes peut entraver votre efficacité, votre productivité et même, votre niveau de satisfaction au travail.

C’est le cas, par exemple :

• Des tâches répétitives
• Des tâches administratives
• Des tâches de représentation, à des réunions notamment

Votre capacité à déléguer va alors dépendre d’une formule simple : le degré d’importance de votre tâche, et le degré de confiance que vous accordez à votre collaborateur.

Ce degré de confiance, il faut absolument le développer, pour plusieurs raisons :

• Vous n’êtes pas seul dans l’entreprise, rappelez-vous en
• Votre image n’est pas déterminée par une seule action ou une seule tâche : déléguer permet de vous employer à d’autres réussites  
• Savoir demander de l’aide, c’est une grande qualité de leader
• Savoir déléguer, c’est aussi montrer que l’on sait manager une équipe en fonction de ses forces et ses faiblesses

Par exemple, mettre en valeur le nouveau stagiaire ayant des compétences informatiques, en lui confiant la réalisation de votre présentation PowerPoint, est un bon moyen de le stimuler et lui donner confiance, tout en générant plus de temps pour vos propres réalisations.

2. Déléguer… Pour mieux gérer !

Saviez-vous qu’une bonne gestion de vos tâches peut faire augmenter votre productivité de 42% ?

Un chiffre incroyable, qui vous laisse du temps pour bien d’autres activités…

Ainsi, déléguer permet de mieux gérer votre propre temps, ou à meilleur escient.

Imaginez plutôt : passer les 15 minutes journalières de traitement des mails de la veille à préparer une prochaine réunion, une nouvelle présentation, ou à envoyer des contacts clients ?

Sur une année, vous économiseriez… 65 heures de travail !

Aussi, identifier la bonne personne pour gérer votre tâche est la clé de la réussite : en confiant une mission à quelqu’un qui ne peut pas l’assumer, vous foncez droit dans le mur.

C’est pour cela que la notion de confiance en votre collaborateur est essentielle.

Comprenez pourquoi la délégation est importante :

• Est-ce parce que je n’ai aucun intérêt à effectuer cette tâche ?
• Est-ce parce que je n’aime pas la réaliser ?
• Est-ce parce que j’ai besoin d’un appui, d’un soutien ou d’aide supplémentaire pour la réaliser ?
• Est-ce parce que je manque de temps ?

En fonction de votre situation, vous aurez alors plusieurs opportunités :

• Vous adresser à un subalterne, comme un stagiaire ou un membre d’équipe
• Vous adresser à un collaborateur, aux compétences (ou statut) similaires
• Vous adresser à un supérieur, selon l’importance de la tâche

Vous avez besoin de temps ou ne voyez pas encore comment déléguer efficacement ? Voici quelques astuces concrètes.

3. Les astuces pour apprendre à déléguer progressivement

Après tout, déléguer du travail, c’est se plier aux termes de la division du travail (Adam Smith), qui part du postulat qu’un seul individu ne peut pas tout faire.

Si chacun possède sa propre spécialisation, son propre domaine d’activité, c’est bien pour une raison : si l’on veut que ça soit bien fait, il faut partager les tâches !

La première étape consiste, comme nous l’avons indiqué, à identifier le bon profil en accord avec votre mission.

S’il s’agit de rédaction, évitez de confier la tâche à une personne peu douée en orthographe, surtout si c’est un document officiel… C’est là du bon sens !

Ensuite, la seconde étape implique une explication sereine et détaillée de la mission à la personne, mais aussi de vos attentes.

Plus vous donnerez d’éléments de contexte, plus la personne pourra réagir en conséquence et produire un travail de qualité.

Sans consigne ni orientation claire, elle pourra dévier de l’objectif de la mission, et faire perdre un temps précieux.

En parallèle de vos attentes, précisez les délais de réalisation, essentiels pour une bonne réussite.

La troisième étape est celle d’une mise à disposition des ressources, à la fois matérielles et humaines, pour la réalisation de la mission (tout dépendant de l’objectif poursuivi).

Montrez-vous disponible, mais laissez votre collaborateur autonome une fois qu’il/elle a les cartes en main.

Enfin, soyez à l’écoute et faites des points réguliers : si la mission est urgente, faites un point chaque heure ou chaque demi-journée.

Restez « dans les parages ».

De la sorte, vous gardez un œil sur ce qui est fait et pouvez déléguer en toute sérénité.

Facile, n’est-ce pas ?

4. Est-ce que tout le monde peut apprendre à déléguer ?

La réponse est… Oui et non !

En réalité, apprendre à déléguer relève avant tout d’une volonté individuelle.

Cette dernière est soumise à la compréhension de l’intérêt de déléguer, qui peut être résumé en quatre points :

• Maîtriser votre temps
• Motiver vos collaborateurs et votre entourage professionnel
• Vous focaliser sur vos priorités (généralement immédiates)
• Responsabiliser les membres de votre équipe

Apprendre à déléguer est, comme la tournure l’indique, quelque chose qui n’est pas forcément inné : tout le monde ne naît pas avec cette capacité de management et de répartition des tâches dans un contexte donné.

Exercez-vous en suivant nos quelques astuces, vous verrez que cela s’apprend très vite, et très bien !

Il s’agit donc d’une attitude saine et bénéfique, pour l’ensemble de votre entreprise.

Les conséquences d’une délégation efficace des tâches sont simplement la réussite collective… Et individuelle !