4 secrets pour être productif et gagner du temps

Dans le monde de l’entreprise, la productivité est au cœur des préoccupations, notamment pour les managers d’équipe ou les responsables de projets.

Vous avez sans doute déjà eu cette sensation de courir après le temps, de ne pas avoir le temps de délivrer.

Ce sont des sensations frustrantes, d’autant plus lorsqu’un manager ou un supérieur vous met une pression supplémentaire.

Pourtant, il existe des secrets pour être (plus) productif et gagner du temps.

Vous souhaitez les découvrir ?

Lisez notre article !

Les distractions, vos pires ennemis

Cela semble évident, mais 90% des personnes qui procrastinent ou qui ne parviennent pas à être productives sont distraites.

Téléphone mobile, discussions avec des collègues, impossibilité de se concentrer…

Tout cela constitue un frein à votre productivité, parfois avec des conséquences importantes.

La procrastination est de plus en plus répandue dans les entreprises, car l’usage des téléphones mobiles peut être une source de procrastination importante.

En effet, écrire à des proches, consulter les réseaux sociaux ou répondre à des emails personnels : voilà ce que beaucoup font sur leur lieu de travail.

Le problème, c’est que les distractions sont de l’ordre du personnel, alors que le professionnel devrait être focalisé uniquement sur la réalisation de vos tâches.

Vous devez donc apprendre à gérer les distractions, en les identifiant.

Par exemple, si vous avez tendance à consulter les réseaux sociaux trop souvent, par simple procrastination, effacez les applications de votre téléphone, afin de rendre la consultation possible uniquement depuis votre ordinateur personnel.

Si vous aimez prendre des pauses cafés régulièrement, compensez avec des temps de « deep work », où votre concentration est portée à son maximum.

Le tout, c’est de trouver votre équilibre au travail avec les moments de détente pour que votre productivité soit au plus haut !

Établissez des priorités

C’est l’un des secrets les plus difficiles à mettre en place pour 97% des gens : prioriser et donner du sens à certaines actions plus qu’à d’autres.

Dans votre journée de travail, vous allez être confronté à un agenda déjà chargé, à de nouvelles tâches qui arriveront, ainsi qu’à de possibles tâches de dernière minute.

La gestion de vos priorités est essentielle pour être plus productif et gagner du temps.

Par exemple, si vous avez trois dossiers à finir dans la journée, et que vous travaillez sur celui qui nécessite des avis d’autres collègues en dernier, alors vous allez vous retrouver coincé au moment de la débauche, car personne ne pourra vous apporter à temps leur réflexion.

Pour faire ce travail de priorisation, pensez à deux facteurs importants : le type d’échéance (s’agit-il d’une échéance clé pour votre entreprise ? D’un client mécontent mettant en danger votre réputation ?) et le type de travail requis (simple relecture, rédaction, création d’un document de présentation ?).

Sur la base de ces deux éléments, vous pourrez établir une liste de priorités mais aussi gagner du temps.

Pour que cela soit encore plus vrai, vous devez apprendre à déléguer efficacement le travail que vous avez.

Ce que vaut votre temps va dépendre de votre niveau de responsabilités.

Plus ce dernier augmente, plus votre temps doit être utilisé de manière productive.

Ainsi, des stagiaires ou des collaborateurs niveau junior pourront se charger de recherches de fond, de lire des rapports pour trouver des éléments intéressants ou encore, s’occuperont d’éléments administratifs ou de logistique.

En tant que leader d’équipe, votre rôle est d’un tout autre ordre : faire des discours, négocier de nouveaux contrats, interagir avec vos clients…

Votre rôle étant plus stratégique, vous devez déléguer du travail de fond, et vous assurer que ce dernier est délivré en temps et en heure.

Ce temps que vous n’aurez pas à dépenser, vous pourrez l’investir dans des projets à plus grande envergure !

Prenez des décisions fluides  

L’un des obstacles de la productivité, ce n’est pas seulement la procrastination, mais aussi le manque de clarté ou de leadership.

En effet, vous serez sans doute confronté à deux types de décision dans votre carrière : celles qui sont irréversibles et qui ont des conséquences importantes, et celles qui sont réversibles.

Ces dernières constituent 85% de votre quotidien.

Saviez-vous, cependant, que 90% des managers se laissent envahir par la peur de possibles conséquences avec des décisions de type 2, les empêchant de réellement prendre leurs décisions ?

Cela signifie qu’au quotidien, un leader d’équipe peut rapidement perdre 30 ou 45 minutes à discuter pour décider si oui ou non il doit aller de l’avant.

Ainsi, prendre du recul en vous rappelant ces deux catégories de décisions pourra vous aider à être plus flexible. 

Ainsi, il faut bien vous connaître et savoir vous faire confiance.

Ce sont deux clés pour que cette prise de décision soit plus automatisée, et ainsi plus productive !

Adoptez des solutions innovantes avec la « culture du réflexe »

Au sein d’une entreprise, le manque de productivité est souvent un problème sérieux.

Beaucoup de réunions paraissent inutiles, du moins, pour une partie des participants : c’est la « réunionite aigüe ».

C’est pourquoi instaurer une nouvelle culture plus innovante, celle du réflexe, aidera votre équipe, ainsi que vous-même, à devenir plus productive.

Cette culture repose sur plusieurs principes, le premier étant d’automatiser tout ce qui est possible, en créant des modèles de rédaction (pour des courriers, des présentations, etc.), des guides pour une utilisation plus fluide de certaines applications ou de certains fichiers, et ainsi de suite.

L’idée, c’est de faciliter la prise d’initiative, y compris avec de nouveaux recrutés.

Le deuxième principe de cette culture, c’est d’échanger lorsque cela est nécessaire.

Cela implique beaucoup de choses en termes de management d’équipe, mais laisser chacun réaliser son travail jusqu’à la date limite de rendu, plutôt que de convier tout le monde à des réunions pour faire le point, c’est plus efficace, non ?

Pour cela, vous devez savoir utiliser les bons outils : messagerie instantanée pour des questions urgentes, emails pour les questions moins urgentes.

D’ailleurs, il ne faut pas oublier de mettre en pause ses applications de travail : pour être plus productif, il faut aussi être bien reposé et bien dans sa tête !

L’innovation, notamment technologique, est au service de la productivité : utilisez-la comme levier de réussite ! 

Après tout, comme le disait Sénèque, « la vie est longue si tu sais comment la mettre à profit ». Et vous ?