GLOB par Franck Nicolas
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Il y a des semaines où les dossiers n’avancent pas, où vous avez l’impression de stagner. Le soir arrive et vous avez toujours autant de choses à faire ! Il y a de quoi en devenir fou !
Votre quotidien est marqué par vos rituels et habitudes.
Certaines sont inconscientes et vous les avez développées depuis l’enfance ou l’adolescence. D’autres sont arrivées plus tardivement et sont de mauvais conditionnements, ou de mauvaises réactions à un stimuli donné.
Les mauvaises habitudes n’influent pas seulement votre santé, mais aussi votre productivité.
Voici six d’entre elles dont il serait bon de vous défaire pour optimiser vos journées.
Arrêtez de vérifier votre téléphone portable lors des réunions ou des entretiens, ou même toutes les 10 minutes.
Ce geste peut paraître dérisoire, on le fait milles fois en une journée mais cette vérification vous fait perdre, mises bout à bout, de nombreuses minutes.
Pire ! Le fait de vérifier si vous avez des messages, d’y répondre et ensuite de vous remettre au travail représente tout un processus. Vous décrochez de ce que vous faites et ce n’est pas parce que vous avez mis 2 minutes à répondre que vous avez perdu seulement 2 minutes ! Non !
Reprendre votre activité va vous prendre plus de temps, vous allez devoir refaire l’effort de vous concentrer sur ce que vous faisiez, vous replonger dans le thème et atteindre le même degré de concentration.
Arrêtez d’être disponible pour tout et rien. Coupez ce portable et dédiez-y du temps lors de vraies pauses !
Lorsque vous répondez à un message au milieu d’une réunion ou bien entre deux emails, vous n’êtes ni à votre travail, ni au message. Votre attention est divisée, superficielle pour chaque action et il est fort probable que vous ne faites bien ni l’un, ni l’autre. Si vous allez écrire à vos proches, faites-le bien. Si vous allez prendre un appel, dédiez-y le temps qu’il mérite.
Pareil pour les réseaux sociaux, si vous allez lire des articles ou voir des vidéos, faites-le bien, pendant un moment dédié à cette activité.
Concentrez-vous sur une chose précise !
Dans notre société, tout le monde veut et montre qu’il peut faire plusieurs choses à la fois. On s’est convaincu qu’il fallait être multitâche pour être compétent. Rien n’est plus faux.
Pour bien faire quelque chose, il faut y mettre toute son énergie et son attention. Si vous écrivez un mail tout en débattant de l’ordre du jour de la prochaine réunion avec un collègue et que ces actions sont entrecoupées par des coups de téléphone, que faites-vous ? Au final pas grand-chose. Un peu de ceci, un peu de cela…
Si vous prenez le temps de vraiment relire votre mail vous vous rendrez sûrement compte qu’il y a des fautes, que vous auriez pu mieux le tourner. La conversation sur l’ordre du jour a-t-elle débouchée sur quelque chose ? Non ! Bien souvent les idées restent en l’air et au moment de la réunion vous aurez déjà oublié ce sur quoi vous vous étiez mis d’accord. Peut-être ne vous rappelez-vous même pas exactement des contenus des conversations téléphoniques que vous avez eu à ce moment-là.
Au final, vous auriez pu faire plus efficacement toutes ces actions si vous y aviez dédié du temps, en les prenant une à une plutôt que de les faire à moitié toutes ensembles, mélangées.
Je sais bien que les organisations des entreprises actuelles, avec beaucoup de grands espaces partagés, ne favorisent pas la concentration en soi.
N’hésitez pas à être clair et mettre des limites dans vos interactions avec les autres quand vous allez dédier du temps à quelque chose (cela devrait être tout le temps hors pause). Définissez vos temps de pause (toutes les 2h recommandé) et partagez votre organisation avec les collègues avec lesquels vous vous entendez pour partager ces moments.
Dès le début de la journée, planifiez ce que vous allez faire. Faites une liste des tâches et déterminez le temps à y passer. Vous verrez que le fait de rayer une tâche réalisée procure une joie incroyable !
Ne perdez pas de l’énergie à penser aux concurrents, aux collègues avec lesquels vous ne vous entendez pas, à ceux qui vous critiquent etc. Leur donner de l’espace ne fera que leur donner plus d’importance et de puissance, d’impact sur vous. Lorsque vous pensez à eux, à ce qu’ils pourraient dire ou faire contre vous, vous n’êtes pas en train de gérer vos tâches ni votre temps… Vous perdez votre temps plutôt !
Il y aura toujours quelqu’un pour vous critiquer et chercher à vous nuire. Restez ferme dans vos convictions, suivez votre voie et ne laissez personne vous en détourner. Toute attention dédiée à autre chose est proportionnellement du temps en moins sur ce qui vous importe.
Dans le même genre, arrêtez et évitez les papotages. On perd souvent plus de temps qu’on ne le pense à cancaner et papoter en critiquant les autres, en se plaignant. Non seulement vous perdez du temps mais vous focalisez votre esprit sur des choses futiles ou négatives dont vous pouvez très bien vous passer.
Arrêtez de penser à vos échecs et d’être dans la peur ou préoccupation de les répéter. En vous répétant des « et si cela », « et si ceci » vous perdez non seulement du temps mais vous vous programmez à la répétition de l’échec.
On apprend de notre passé certes, mais il ne faut pas pour autant y consacrer trop de temps. Vous êtes vivant et ce qui doit vous importer c’est le moment présent !
Essayez d’être dans le présent, dans l’instant. Vivez-le pleinement lorsque vous faites quelque chose.
Ouh le vilain mot ! Procrastination.
L’art de remettre sans cesse les choses au lendemain. On le fait tous de manière plus ou moins consciente. De fait, procrastiner n’est pas une maladie pathologique irrémédiable. Vous êtes souvent plus actif dans l’action de reporter ce que vous avez à faire que vous ne le pensez.
Décider de ne pas faire quelque chose, c’est … un choix justement ! Que vous faites et dont vous êtes responsable.
Posez-vous les bonnes questions : pourquoi ne voulez-vous pas faire ceci maintenant ? Le ferez-vous réellement plus ou mieux demain ?
Faites ce qui peut être fait aujourd’hui !
On ne sait pas de quoi demain sera fait. A l’opposé, aujourd’hui est une certitude. Aujourd’hui est là et a lieu.
Là encore, c’est un vieux réflexe de notre éducation. La peur de froisser les autres, de ne pas paraître bien élevé ou agréable. On dit souvent « oui » alors qu’on souhaiterait crier un « non » sonore.
Je ne vous demande pas de le crier, mais d’affirmer un peu plus votre espace. Si vous dites oui à quelqu’un, il prend de votre temps et de votre espace mental. Vous dédiez alors de vos capacités à quelque chose qui n’en vaut pas la peine. Vous n’en vouliez même pas !
Préservez-vous. Soyez honnête sans être agressif et n’ayez pas peur de dire « non, je ne peux pas prendre un dossier de plus, non, je ne peux pas appeler Madame X maintenant ».
À cette liste de mauvaises habitudes à bannir, je vous en rajoute quelques-unes de manière plus synthétique, à travailler et bannir de votre routine professionnelle : les réunions trop longues, mal planifiées, qui n’avancent pas. Tout le monde voit de quoi je parle. C’est l’enfer… tout le monde y perd son temps et pourtant elles continuent d’exister.
Autre point, les allers et venues mal anticipées et la perte de temps dans les transports : limitez-les et planifiez-les pour éviter les heures de pointe et déterminez des itinéraires bis si besoin (vous ou vos assistants).
Enfin, une grande partie de notre temps est mise à mal par nos subalternes, qui viennent nous demander des précisions, des validations, etc. Ce n’est peut-être pas forcément de leur faute : réfléchissez à la manière dont vous donnez vos indications et dont vous opérez les suivis d’opérations. Soyez le plus clair possible.
À vos marques, prêts ? Partez ! C’est à vous d’être plus productif maintenant. Vous avez tous les outils en main.
https://www.youtube.com/watch?v=h7Wp4ZBabNg
Cette vidéo vous est proposée dans le cadre des inscriptions au Programme SPARK.
GLOB par Franck Nicolas