Vous aimez rendre service et être un.e partenaire de confiance ? Réaction, discrétion, diplomatie sont vos mantras ?

En tant qu’Assistant.e Administratif.ve, vous participerez à l’organisation administrative du bureau du Président de GLOB en fournissant une assistance administrative dans les opérations quotidiennes et en aidant à la coordination d’autres activités. Vous serez également un soutien pour diverses présentations et/ou tâches, selon les besoins.

Soutien logistique et administratif

• Mettre régulièrement à jour les documents de suivi : Facturation, négociation et gestion des fournisseurs, classement des factures, coordination avec les comptables du groupe GLOB.
• Coordonner les demandes & commandes de fournitures de bureau
  

Organisation d’événements

• Aider et participer à l’organisation administrative des événements présentiels
• Gestion administrative des fournisseurs
• Établir le budget et faire le bilan financier des évènement avec la direction des évènements
• Coordonner l’ensemble des départements pour les séminaires et autres événements

Organisation et préparation des voyages

• Préparer les voyages et les demandes de visa : Approbation des voyages et des dépenses, vérification des vols, réservation des hôtels, émission des billets, cartes d’embarquement, PLF, …
• Effectuer les notes de frais et les souscriptions d’assurance
• Préparer les dossiers pour l’approbation du président (notes de frais, demandes de voyage, documents juridiques, …) et les transmettre aux interlocuteurs concernés
• Identifier et suivre les plaintes des clients
  
  

Coordination et soutien aux autres départements

• Aider à l’accueil des nouveaux arrivants
• Entretenir des relations professionnelles avec tous les niveaux de GLOB.
  

Liste non exhaustive, selon votre profil et vos appétences vous pouvez être amené à travailler sur d’autres missions.

Profile

Vous avez une expérience de minimum 3 ans dans ce poste d’adjoint(e) adminitratif(ve)

La maîtrise du français est essentielle et un plus de l’anglais (à minima )

Vous êtes reconnu.e pour vos compétences élevées en matière de communication et d’organisation ainsi que votre sens du détail. Vous êtes une personne discrète.

Vous êtes capable de fournir un soutien exceptionnel et proactif tout en préservant la confidentialité.

Vous souhaitez travailler dans un environnement au rythme rapide et dans un contexte commercial en constante évolution. Vous êtes flexible afin de vous adapter à différents horaires de travail, si nécessaire.

La maîtrise des systèmes informatiques tels que Microsoft Office et surtout Excel, la connaissance de Word Press pour récupérer les données comptables est un plus.