6 conseils pour bien gérer une équipe à distance

Le travail en 2021 a un nouveau visage, dernièrement, le monde entier a repensé sa manière de travailler.

Le télétravail est désormais de mise pour beaucoup de petites, moyennes, mais aussi grosses entreprises.

C’est une occasion de repenser le mode de management et surtout, de comprendre quels sont les enjeux principaux à travailler à distance.

Dans cet article, nous vous donnons 7 conseils pour bien gérer une équipe à distance, avec plusieurs types de configurations.

1 – Définissez le format de votre équipe

Travail à distance depuis les domiciles, changement de fuseau horaire, contextes familiaux difficiles…

Gérer une équipe à distance présente de nombreux obstacles, à commencer par celui de la situation personnelle, et géographique, de vos collaborateurs.

Connaître ces éléments et les intégrer dans votre plan de travail vous aidera à avoir une meilleure vision d’ensemble pour mieux définir les objectifs d’équipe.

Par exemple, faites en sorte que l’horaire de la réunion d’équipe hebdomadaire se fasse sur un fuseau horaire partagé par l’ensemble de vos interlocuteurs pour que l’information circule de manière égale.

Il est important de faire preuve de flexibilité vis-à-vis de ses collaborateurs, afin de créer un environnement de confiance plus important, étant donné qu’il est à distance.

Vous devez cependant compter sur un format d’équipe plutôt stable une fois cette étape terminée.

En tant que manager, vous devez surtout rester inspiré et focusé sur vos objectifs.

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2 – Encouragez une communication transparente

L’une de vos premières étapes sera de définir quels seront vos outils de communication pour travailler à distance : Skype, MS Teams, Slack ?

Si vous n’aviez pas l’habitude de ces outils, choisissez celui qui est recommandé par votre entreprise.

Au-delà des outils, il est aussi important d’adapter votre propre mode de langage : en ligne, vos collaborateurs verront votre salon ou votre chambre en arrière-plan, ce qui crée immédiatement un lien de proximité.

Montrez donc un esprit plus détaché, tout en restant ferme sur vos objectifs.

Une bonne communication à distance est une communication transparente.

Ayez des échanges en collectif, mais aussi en individuel, parfois sans raison particulière, mais simplement pour échanger de manière informelle, comme vous pourriez le faire en allant au bureau du collègue en question.

Il est important de rester inclusif, d’autant plus lorsque l’équipe présente des disparités de niveaux et de situations.

N’oubliez pas vos consultants externes, qui pourront apprécier de rejoindre les discussions quotidiennes et proposer un apport d’information intéressant pour toute l’équipe.

Travailler à distance, c’est repenser son mode de communication de manière plus directe et transparente pour réussir.  

3 – Imposez des échéances

Si vous travaillez habituellement avec une équipe à distance, par exemple d’informaticiens ou d’infographistes, vous avez l’habitude de leur demander des comptes sur l’avancement de leur travail.

Si vous travaillez en télétravail avec toute votre équipe, à cause du confinement principalement, pourquoi changeriez-vous ce réflexe ?

Imposer des échéances plus ou moins flexibles est essentiel pour donner du rythme à vos équipes.

Sans échéance, pas de stress et donc, pas de travail.

Pour faire en sorte que le rythme à distance soit aussi productif qu’au bureau, il est essentiel que vous ayez ce rôle d’impulsion, qui consiste à lancer les idées et suivre leur mise en œuvre.

Affichez ces échéances, mais n’hésitez pas à les modifier en accord avec vos collaborateurs, du moment que ces derniers vous tiennent informés régulièrement.

4 – Affichez des exigences claires et précises

Tout comme les échéances, il est important de montrer des exigences claires et précises quand vous travaillez à distance, dans un environnement où le contact est différent et où les non-dits peuvent rapidement émerger.

Ces exigences s’appliquent à plusieurs choses : le travail et la vision d’équipe, le travail individuel de vos collaborateurs, vos projets pour la suite…

Par exemple, mettez en place un temps d’échange en équipe auquel tout le monde doit assister, en précisant bien ce que vous attendez de ce temps : retour d’expérience, progrès sur le travail, explication des prochaines étapes…

Et n’hésitez pas à clarifier si vous voyez que vos collaborateurs ont, ou expriment, des doutes.

5 – Élaborez un plan de travail cohérent avec votre situation

Pour beaucoup, le télétravail imposé par le confinement entraîne des efforts supplémentaires, consistant à développer des workplan de « business continuity ».

Dans votre cas, il est nécessaire que vous développiez un plan de travail cohérent avec votre situation.

Pour que cela soit productif, mettez en place les principes de la matrice Eisenhower, orientée autour de l’urgence et de l’importance des tâches :

• Si c’est urgent et important, faites-le
• Si c’est urgent et non-important, déléguez
• Si ce n’est pas urgent, mais important, planifiez et priorisez
• Si c’est urgent, mais pas important, éliminez cette tâche

C’est aussi simple que cela !

Créez une réelle culture d’entreprise en ligne

Surtout en période de confinement, les échanges ne seront pas aussi professionnels que d’habitude.

Il est donc important de trouver un bon équilibre entre vos habitudes de travail et votre sphère privée.

Cela revient à parler de culture d’entreprise, mais en ligne.

Encouragez les initiatives collectives pour apprendre à vous connaître et à renforcer vos liens, même à distance : réunions en visio, échanges au cours du weekend, envoi d’articles thématiques…

Cette culture d’entreprise se crée avec vos collaborateurs, mais se construit sous votre impulsion.

Votre rôle est donc essentiel.

6 – Rappelez-vous bien…

À éviter :

• De mettre l’accent sur la performance lorsque vous êtes à distance, ou bien de comparer le travail de vos collaborateurs
• D’organiser à tout prix des réunions à répétition : sachez laisser vos collaborateurs agir en toute autonomie, surtout si ces réunions sont de simples « check-in »
• De ne pas reconnaître le travail de vos collaborateurs : montrez-vous encourageant et positif

À faire absolument :

• Prenez plus de temps que d’habitude pour connaître vos collaborateurs et leur déléguer des tâches qui leur plairont
• Établir des calendriers de communication, à la fois collectif et individuel, pour faire le point avec tous les membres de votre équipe qui sont à distance.
• Utilisez des outils de communication avec et sans vidéo 
• Hiérarchisez et priorisez ce qui doit être fait

Avec ces quelques conseils, vous saurez gérer votre équipe à distance avec brio !